ESPACIOS INSTITUCIONALES
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ESPACIOS INSTITUCIONALES
El ITESO cuenta con diversos espacios abiertos, auditorios, salas y áreas de convivencia y su principal objetivo es que puedan ser utilizados por la comunidad universitaria para la realización de diversas actividades como: actos académicos, de difusión científica y tecnológica, de promoción cultural, pastorales, convivencias y celebraciones. Todos estos espacios se encuentran permanentemente a disposición de la comunidad universitaria.
PARA OTORGAR EL SERVICIO
La asignación de espacios institucionales se realizará única y exclusivamente para la realización de eventos cuya gestión dependa de los diferentes departamentos de la universidad. Es posible realizar eventos en asociación con entidades externas, siempre y cuando el gestor principal sea miembro de la universidad. El servicio no se ofrece a terceros de manera directa.
El servicio de los espacios institucionales se brinda de lunes a viernes de 7:00 a 20:00 horas y sábados de 7:00 a 15:00 horas. Si el servicio se requiere fuera de este horario se valorará por la Oficina de Servicios Generales y tendrá un costo para el departamento (pago de horas de trabajo especial)
Los destinatarios de estos servicios son directivos, coordinadores y asistentes (en caso de que la petición se realice por estos dos últimos, en el correo de solicitud se debe copiar a su directivo como manifestación de su aprobación) de la universidad.
Para poder reservar cualquiera de los espacios contemplados, se deberá contar con previa autorización de la actividad que se realizará en ellos ya sea por el Rector o los Directores Generales o de dependencia (departamento, centro u oficina). Esto permite garantizar la pertinencia del uso de los espacios institucionales. Las personas autorizadas para reservar los espacios son los designados por cada departamento centro u oficina y todas las personas deberán de reservar a través de esas personas designadas.
La reservación de cualquier espacio está sujeto a disponibilidad.
Toda solicitud de reservación deberá realizarse de forma electrónica a través de la agenda de Outlook (ver instructivo) con la anticipación pertinente a cada espacio es decir si se reserva un auditorio que no requiera de modificaciones de mobiliario ni adecuaciones necesarias previas puede ser desde un año hasta 1 día hábil previo a la actividad. Pero si se requiere de un auditorio o lugar que necesite logística de preparación de mobiliario esta tendrá que ser desde un año hasta 5 días previos antes de la actividad. No se considerará efectiva ninguna solicitud de reservación realizada de manera verbal (telefónica o personal). En el caso de no ser aceptada la OSG notificará al mismo correo que elaboró la solicitud.
Los espacios se asignan en orden de llegada de la solicitud. Las solicitudes confirmadas podrían tener cambios si una solicitud de alta importancia, a criterio de la Oficina de Servicios Generales, lo requiriera.
Los montajes que se encuentren fuera del protocolo establecido por la Oficina de Servicios Generales serán retirados.
En caso de cancelación de uso del espacio, el solicitante deberá notificarlo a la brevedad en el mismo formato de solicitud electrónica. * Ver anexo instructivo de reservaciones.
Si a la actividad asistirán funcionarios o figuras públicas, el solicitante deberá contemplar un espacio para prensa, y notificar a la Oficina de Comunicación Institucional, a la Oficina de Relaciones Institucionales y a la Oficina de Seguridad para efectos de protocolo y logística. En caso de que los eventos requieran patrocinios, el departamento debe informar a la Comisión de Patrocinios y seguir los protocolos establecidos.
Para realizar una solicitud de reservación de espacios se seguirán los siguientes pasos:
1.- Realizar la reservación en su propio calendario (Instructivo)
2. La Oficina de Servicios Generales revisará la solicitud y verificará su claridad, contenido y pertinencia para autorizar o, en su caso, rechazar la solicitud. La resolución será notificada vía correo electrónico.
3. Si el espacio solicitado requiere habilitarse, la Oficina de Servicios Generales programa esta actividad de tal forma que el espacio pueda ser entregado en la fecha pactada.
Una vez llegada la fecha programada de entrega, la Oficina de Servicios Generales entrega el espacio al solicitante, junto con la carta responsiva correspondiente, misma que será firmada por el solicitante y resguardada por la Oficina de Servicios Generales.
4. Cualquier modificación a la solicitud (número de asistentes, configuraciones de mobiliario, equipo adicional, etc.) el solicitante deberá enviar un correo al área de eventos en el correo arrupe@iteso.mx con la información correspondiente. Estas modificaciones deberán notificarse hasta un día hábil antes de la actividad y deberán ser autorizadas por la Oficina de Servicios Generales.
5. Llegada la fecha programada de recepción del espacio, la Oficina de Servicios Generales revisa las condiciones del espacio, mobiliario y equipamiento, y determina si las condiciones de éstos son aceptables o no, para hacer las gestiones necesarias en caso de que se requiera realizar una reparación de daños. Si el espacio requiere desmontaje y fue solicitado, la Oficina de Servicios Generales lo lleva a cabo.
Ningún espacio podrá ser utilizado si no fue previamente reservado y su uso autorizado por la Oficina de Servicios Generales.
Por motivos de seguridad, el número de asistentes o participantes en la actividad a realizar en estos espacios no deberá, por ninguna razón, exceder el aforo establecido por la universidad (ver ‘Catálogo de espacios para actividades en la universidad’).
Se debe respetar la capacidad del espacio en todo momento.
El horario de inicio y culminación de la actividad, así como el del personal de apoyo asignado deberán ser respetados.
Bajo ningún motivo se deberán realizar modificaciones a las instalaciones, infraestructura y equipamiento del espacio donde se realizará la actividad. Si los usuarios requieren cambiar la disposición de las mesas y las sillas deberán reacomodarlas al terminar la actividad.
El solicitante del espacio deberá reportar al personal de apoyo, de manera inmediata, cualquier falla o desperfecto en los equipos técnicos o mobiliario, y por ningún motivo deberá intentar repararlos o manipularlos.
Los daños y perjuicios causados al espacio asignado, a su equipamiento o infraestructura serán responsabilidad del solicitante, a quien el ITESO podrá, de considerarlo necesario, cargar el costo correspondiente a la reparación o reemplazo de los mismos.
En las áreas verdes no podrán realizarse actividades que dañen la superficie del césped y del arbolado (colgar objetos de los árboles o hacer perforaciones).
Se deberá mantener la limpieza en todo momento.
Seguir los lineamientos y políticas institucionales de sustentabilidad (no se permite el uso de unicel y popotes).
Toda actividad deberá sujetarse a los protocolos y normatividad de seguridad tanto interna como de protección civil, por lo que es obligación darle lectura al protocolo de protección civil para espacios concurridos.
La Oficina de Servicios Generales, Servicios Médicos y la Oficina de Seguridad podrán, según consideren necesario, asignar personal de apoyo o soporte a la actividad. Este personal tendrá, sin importar las circunstancias, acceso libre en cualquier momento al espacio destinado para la actividad. Consultar las Protocolo de protección civil en eventos masivos.
Las solicitudes de reservación de espacios para actividades de la comunidad universitaria siempre tendrán prioridad sobre aquellos de organizaciones o individuos externos a ésta. Dependiendo de la prioridad de las actividades, cuando la situación así lo requiera, podría revocarse y reasignarse la reservación de un espacio.
Cuando la actividad no cumpla con las condiciones inicialmente registradas y autorizadas (no se cubre el cupo mínimo, se requiere mobiliario o instalaciones no aptas para el espacio reservado, etc.), la Oficina de Servicios Generales podrá revocar la reservación del espacio asignado. En estos casos, la Oficina de Servicios Generales propondrá (siempre que exista disponibilidad) otro espacio que pueda resultar apropiado para la realización de la actividad.